РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА И ФАСИЛИТАТОР В ОДНОМ ЛИЦЕ

Согласно исследованию, проведенному компанией MCI (крупная исследовательская компания в США) в 1998 г., в Соединенных Штатах ежедневно проводится порядка 15 миллионов совещаний. В расчете на одного профессионала, получается примерно 61 совещание в месяц. 92% участников исследования сказали о том, что совещания (Интернет-митинги, телеконференции или встречи «вживую») дают им хорошую возможность внести вклад в общее дело. Таким образом, совещания – это неотъемлемая часть нашей жизни, в ближайшем будущем они  никуда не денутся.

Однако, всегда есть к чему стремиться. Исследование 2004 года, проведенное компанией IMS (Interactive Meeting Solutions, Inc.) среди 1200 профессионалов Америки, выявило следующие результаты:

• В 55% совещаний доминируют 1 или 2 участника;
• 32% опрошенных чувствуют, что их могут уволить, если они выскажут то, что думают;
• 39% решений принимаются после того, как совещание уже закончилось;
• 80% дискуссий посвящены вопросам, по поводу которых участники давно пришли к согласию.

Как вы сами относитесь к этим результатам? Задумывались ли вы о том, почему совещания иногда выходят из-под контроля? Думали ли вы о том, как следует построить процесс принятия решений (чтобы не принимать их в одиночку)? Если вам знакомы эти вопросы, значит, вы уже сталкивались  с трудностями при проведении совещаний и управлении групповой динамикой.

РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА  + ФАСИЛИТАТОР = ФАСИЛИТИРУЮЩИЙ PM

«Фасилитация похожа на танец. Если ваш ум где-то блуждает,
вы пропускаете ритм и спотыкаетесь».
Hunter, Baily & Taylor

Неформальный опрос наших клиентов показал, что РМ тратят около половины своего времени на совещания, связанные с проектом. В ходе этих совещаний руководитель, так или иначе, играет роль фасилитатора. При этом подавляющее большинство опрошенных нами профессионалов никогда не обучалось навыкам ведения фасилитаций.

Кто же такой фасилитатор?

Фасилитация – это упорядоченная процедура, помогающая людям достичь единого понимания и решить какие-то проблемы. Это умение, процесс и искусство одновременно. В той или иной степени, мы все используем его в повседневной жизни. Многие профессионалы, не задумываясь,  называют себя фасилитаторами:

• Тренеры, учителя, инструктора фасилитируют процесс обучения;
• Ведущие мероприятий фасилитируют конференции, концерты, торжества и т.д.;
• Медиаторы фасилитируют процесс переговоров и достижения соглашения сторон;
• Коучи фасилитируют личностный и профессиональный рост.

В данной статье мы рассмотрим, как применять навыки фасилитаций к проектным совещаниям, чтобы помочь проектным группам достичь поставленных целей и добиться конкретного результата.

Иногда проще определить то или иное понятие через то, чем оно НЕ ЯВЛЯЕТСЯ. Таким образом, тот тип фасилитаций, о котором говорим мы, не является:

• Методологией. Скорее это набор навыков и техник, которые могут применяться как в групповом, так и в межличностном взаимодействии.
• Руководством по применению различных инструментов. Чтобы применять ту или иную технику, нужно учитывать особенности ситуации и степень вовлеченности людей;
• Способом подачи информации или убеждения. Наоборот, фасилитация – это способ ведения дискуссии, требующий вклада всех сторон;
• Набором правил о том, как следовать четкому плану. Фасилитация – это гибкий инструмент, зависящий потребностей группы людей и их общих целей;
• Способом быть «мягким и пушистым» руководителем. Цель фасилитации – достижение конкретных результатов.

Хорошая фасилитация – это всегда баланс. Фасилитатор балансирует между:

• Нейтральным поведением и советами, в которых нуждается группа;
• Побуждением к дискуссии и достижением поставленных целей;
• Поиском решения и возвращением к нерешенным вопросам;
• Следованием плану встречи и гибкостью в процедуре;
• Достижением консенсуса и поиском альтернативной точки зрения;
• Фокусом на конкретную проблему и обсуждением вопроса со всех сторон;
• Высоким темпом и неторопливостью;
• Ожиданием ответа и призывом к действию.

Фасилитатор готовит план встречи и составляет тот перечень активностей, которые направлены на достижение общего результата. Затем он проводит группу через весь процесс, управляя динамикой и регулируя ход обсуждения. В результате, он отвечает за конечный документально закрепленный результат встречи: протокол заседания, Устав проекта, перечень каких-либо требований или выработанную модель.

КАКИЕ НАВЫКИ НЕОБХОДИМЫ ЭФФЕКТИВНОМУ ФАСИЛИТАТОРУ?

Международная Ассоциация Фасилитаторов (IAF) выделила 6 главных компетенций, которыми должен обладать профессиональный фасилитатор. Они приведены в таблице ниже.

Ключ к эффективным фасилитациям – это понимание вашего личного стиля общения и персональных предпочтений. Существуют различные инструменты, тестирующие стиль общения (например DISC или Myers-Briggs Type Indicator (MBTI®)). Они помогут вам узнать больше о себе и о предпочтениях других людей.

ВЫПОЛНЯТЬ ДВОЙНУЮ РОЛЬ

Нас часто спрашивают, должен ли руководитель проекта выполнять роль фасилитатора. В идеальной ситуации ответ должен быть «Нет». Преимущество фасилитатора, как мы уже говорили, состоит в его нейтральности. Руководители проектов заинтересованы в конечном результате, поэтому говорить об их объективности не всегда возможно. Несмотря на это, все больше и больше организаций нуждаются в менеджерах, обладающих навыками фасилитирования. Владение навыками ведения фасилитаций иногда превращается из дополнительного преимущества при приеме на работу в обязательное требование.

Если у вас появилась необходимость фасилитировать проектное совещание, задайте себе вопросы, приведенные ниже, чтобы понять, сможете ли вы это сделать сами или вам нужна помощь третьей стороны:

• Смогу ли я оставаться объективным по поводу обсуждаемых вопросов или буду отстаивать свое мнение?
• Позволю ли я команде принять решение, с которым я не согласен?
• Буду ли я применять свои знания, чтобы задавать вопросы или я буду предлагать готовые решения?
• Смогу ли я управлять групповой динамикой без страха для своей карьеры?
• Смогу ли я вести дискуссию, а не просто говорить о том, что должно произойти?
• Смогу ли я не воспринимать все на свой счет?
• Смогу ли я сфокусироваться на процессе вместо того, чтобы вносить как можно больший вклад в обсуждение?

Совмещать роль руководителя проекта и фасилитатора гораздо легче, если совещания:

• Проводятся в стандартном формате или имеют характер репетиций;
• Короткие и сфокусированные;
• Имеют четкую цель, задачи и повестку дня;
• Не требуют каких-то фантастических усилий, дебатов и сложной аналитики.

КОГДА НУЖЕН ПРОФЕССИОНАЛ?

На каждом собрании или совещании есть фасилитатор, явный или неявный. Но есть ситуации, в которых объективный и опытный фасилитатор («внешний» по отношению к вашему проекту или организации) просто необходим. Профессиональный фасилитатор нужен, когда:

• Обсуждаемая тема привлекает слишком много внимания или вызывает явные разногласия;
• Совещание долгое и сложное по своей структуре;
• Предполагается сложная групповая динамика (некоторые участники доминируют и оказывают давление на других);
• Совещание или его результат носят политический характер;
• Существует конкуренция между участвующими организациями или сторонами, и в итоге необходимо принять одну из полярных точек зрения;
• Совещание предполагает применение специфических техник анализа, построения моделей и графиков.

Tammy Adams, Chaosity LLC

Jan Means, Resource Advantage, Inc.

Оригинал статьи