|
|
Совещания – это один из наиболее универсальных ритуалов современного бизнеса. Подсчитано, что компании в Соединенных Штатах проводят около 15 миллионов совещаний в день и 4 миллиарда в год. Руководители компаний тратят на них не мене 80% своего времени. Унылые и бесполезные совещания ответственны за потери производительности, оцениваемые в 37 миллиардов долларов в год. Плохие совещания могут не только портить Ваш день, они могут создавать плохие компании.
Как фасилитатор, я надеюсь, что в следующий раз, когда Вы будете собирать своих сотрудников для решения какого-либо вопроса, Вы вспомните про 4 заповеди эффективных совещаний:
Ясные ожидания участников о том, какую роль им предстоит выполнять и как они должны себя вести, помогут сделать совещание более успешным. Перед тем, как начать, обсудите общие правила: временные рамки, возможность заниматься посторонними делами (например, отправлять почту), правила выступления, уровень постороннего шума в аудитории.
Каждый участник должен отчетливо представлять, зачем он пришел, какие темы будут охвачены в ходе встречи и каков будет результат. Это поможет людям подготовиться и участвовать более активно. Четкое расписание сфокусирует обсуждение и поможет двигаться вперед. Кроме того, это даст участникам понять, что в повестку не включены пункты, рассмотреть которые не позволяет время.
То, что участник вошел в комнату совещаний еще не говорит о том, что он сконцентрировался на обсуждаемой теме. Главное для обеспечения вовлеченности – это позволить участникам выговориться и выразить все свои мысли перед тем, как приступить к дискуссии. Проводя совещания, стоит апеллировать не только к разуму, но и к эмоциям по поводу обсуждаемых вопросов.
Люди покидают совещания с разными представлениями о том, что произошло и каковы результаты. За 10 минут до конца, подведите итог, обозначьте, какие решения были приняты и превратите их в план действий. Не забудьте прописать в этом плане, кто несет ответственность за выполнение тех или иных решений и к какому сроку они должны быть завершены. Чтобы в дальнейшем повысить качество вашей групповой работы, спросите у участников: «Что прошло хорошо?» и «Что мы можем изменить в следующий раз?» Дайте им почувствовать ответственность за улучшении ситуации.
Эйлин Доус, доктор философии
Организационный психолог и сертифицированный эксперт по фасилитациям
