ФАСИЛИТАЦИИ В ВИРТУАЛЬНЫХ КОМАНДАХ

Еще несколько лет назад те из нас, кто считает себя профессиональными фасилитаторами, существовали отдельно, сами по себе. Люди обращались к нам за тем, чтобы извлечь лучшие идеи из группового сознания, чтобы стимулировать обсуждение (даже если участники имели совершенно разные точки зрения) или помочь участникам достичь консенсуса по каким-то сложным вопросам и решениям. К счастью для нас, наши клиенты до сих пор ценят нашу способность планировать и вести продуктивные дискуссии, когда результат для них – важнее всего.

И все же, я вижу все больше и больше руководителей компаний, которые осознают, что им самим необходимо играть роль фасилитаторов, особенно когда они работают с территориально разрозненными группами сотрудников. Почему это так? Во-первых, потому что от руководителей все больше требуют быть лидерами команд (проектных или постоянных), способными вдохновить на участие, не применяя свои полномочий. Это значит, что они должны быть убедительными и уметь влиять на процесс взаимодействия окружающих, не используя при этом никаких санкций. Во-вторых, соревновательный дух и конкуренция заставляют команды достигать результатов быстрее, совершая как можно меньше дорогостоящих ошибок. Компетентный фасилитатор помогает участникам ориентироваться в процессе выработки важных решений, за счет чего обсуждение идет по заранее заданному курсу. Пожалуй, самое важное, особенно для виртуальных команд, состоит в том, что кто-то должен направлять общие усилия,  помогать людям в достижении доверительных отношений, которые так нужны для продуктивного взаимодействия. Мы прекрасно знаем, что доверие и понимание между людьми не появляются по взмаху волшебной палочки.

Роль лидера команды и одновременно фасилитатора требует особых навыков, компетенций и инструментов, которых нет у многих лидеров обычных команд. Многие даже не осознают, насколько эти вещи важны в их работе. Для руководителей, которые привыкли, что их распоряжения беспрекословно выполняются другими, быть фасилитатором – это огромный труд. Однако навыкам фасилитации можно овладеть и обучиться каждому, кто чувствует потребность в развитии собственных лидерских качеств. Тем, кто все еще верит, что приказы и контроль могут мотивировать группу людей на то, чтобы отбросить все дела в сторону и активно участвовать в обсуждении, увы, это вряд ли поможет.

Какие фасилитационные навыки нужно развивать лидерам команд, чтобы воодушевлять, мотивировать и вдохновлять членов виртуальной (территориально распределенной) команды, чтобы помочь им думать, принимать решения и работать вместе как одно целое? Вот некоторые из них:

• Задавать вопросы, демонстрирующие понимание и сочувствие. Например: «Сара, я заметил, что ты не участвовала в наших командных конференц-коллах. Я обеспокоен тем, что команда не получит того опыта, который у тебя есть. Мне кажется, твое участие могло бы многое дать нам!»
• Активно слушать ответы участников: что было сказано ими, а что – нет. Фасилитатору нужна специальная «антенна», чтобы различать те или иные слова и тона (так же, как паузы и тишину) в отсутствии какой-то визуальной обратной связи. Например: «Похоже, что вы полностью загружены своими персональными обязанностями. Что вы думаете по поводу того, как лучше распределять свое время?»
• Перефразировать высказывание, выделив самую суть. Это особенно важно тогда, когда всеобщее и однозначное понимание обсуждаемых вопросов жизненно важно. Например: «Джо, нам нужно до конца разобраться, почему ты считаешь, что нам надо изменить дедлайн. Можно я подытожу то, что ты сказал? Хорошо. Ты имеешь в виду, что если мы не сможем завершить бета-тестирование к концу недели, то выпустим наше  программное приложение с большим количеством ошибок. Эти ошибки могут стоить многим компаниям миллионы долларов из-за простоя в работе. Не так ли?»
• Понимать, как культурные (национальные, организационные и прочие) различия могут выступать в роли барьеров для взаимодействия и планирования встреч (или иных совместных мероприятий). Пример: зная, когда и как использовать те или иные инструменты взаимодействия, вы сможете эффективно учесть разные стили, предпочтения и требования к уровню комфорта представителей разных культур.
• Оценивать, в какой момент люди теряют свою вовлеченность, и знать, как вернуть их интерес. Надо понимать, как объяснить недостаток взаимодействия и что сделать, чтобы снова воодушевить участников и помочь обсуждению , в ситуации один-на-один или всей командой.

Вне зависимости от того, какова наша официальная роль или должность, многим из нас нужны навыки фасилитаторов. Они помогают управлять процессом обсуждения важных вопросов, не взирая  на какие-либо границы: страны, временные пояса, организации, подразделения и т.д. Существует множество источников приобретения этих умений и навыков: книги, статьи, занятия, опыт окружающих, дружба с опытными фасилитаторами или – если вы так смелы – метод проб и ошибок. В любом случае, фасилитация виртуального общения – это важный навык, которым должен владеть любой руководитель, чтобы быть успешным сегодня.

Нэнси Сэттл-Мерфи

Оригинал статьи